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Conventions : passer de visiteur à responsable des bénévoles

Je souhaite aujourd'hui partager avec vous mon expérience et mon évolution au sein des conventions. Beaucoup de personnes me demandent "Mais comment fait-on pour entrer dans le staff d'une convention ?"

J'ai démarré en tant que simple visiteur, j'ai commencé à porter des cosplays, puis je suis devenue blogueuse, ce qui m'a permis de vivre les conventions d'un autre point de vue et d'obtenir des accréditations presse. C'est la partie officielle, que tout le monde connait, du moins tous ceux qui me suivent sur les réseaux sociaux depuis mes débuts.

Mais alors, à quel moment suis-je passée de l'autre côté ?

Je le dis souvent, j'ai besoin de connaître toutes les facettes de chaque sujet et c'est pareil pour les conventions. Des événements qui sont organisés pour des visiteurs passionnés, pour qui il faut apporter du contenu cohérent et diversifié.

J'ai eu besoin de me rendre compte de ma légitimité à fréquenter ce type d'event alors que je ne suis pas du tout geek au départ. Et la meilleure façon pour moi de le savoir a été d'entrer dans une Team Bénévoles.

J'ai choisi le Start to Play de Strasbourg, et j'ai contacté l'organisateur pour proposer mon aide, et me rendre disponible à n'importe quel besoin éventuel. J'ai rapidement reçu une réponse favorable et accueillante, et j'ai été intégrée directement à l'équipe. Ma première expérience s'est limitée à recevoir un planning des postes où j'étais affectée, qui étaient variés et qui m'ont donc permis d'avoir un bon aperçu de la convention. J'ai vécu une très belle première expérience.

Puis cette année, j'ai proposé de revenir et l'organisateur m'a demandé de prendre le poste de Responsable des Bénévoles. J'ai accepté avec plaisir, je suis à la base Assistante de Gestion, et j'ai donc des facilités sur la gestion de personnel, l'organisation d'événement, etc.

Alors quel fût mon rôle ?

Tout d'abord, je me suis intéressée à l'expérience de chacun à travers un questionnaire, pour mieux cerner les attentes et les capacités. J'ai établi des plannigs que j'ai distribués avant l'événement.

Le jour j est arrivé très rapidement et mon weekend fût très actif !

- Accueil des bénévoles, briefing sur le rôle précis de chaque poste, tour de présentation des locaux, recommandation de m'appeler pour toute demande, doute ou hésitation !

- Mise en place des bénévoles, j'ai régulièrement fait le tour de tout le monde pour savoir si tout se passait bien, mais le message étant bien passé au briefing, mon téléphone s'est mis en mode SMS intempestifs ! XD

- J'ai aussi aidé l'organisateur à l'accueil des invités, que je connaissais déjà pour la plupart. Je me suis proposée à l'aide pour tout problème éventuel, ils ont été moins demandeurs que les bénévoles ! :P

- J'ai établi les tickets repas et couru après chaque personne pour leur remettre, orgas, bénévoles et invités.

- J'ai également répondu à toute question des visiteurs, à tout besoin des organisateurs.

Il m'a semblé important de répondre présente à toute demande, car les bénévoles étaient vraiment investis, avec un souci de bien faire qui m'a plu et qui m'a donné cette envie de leur faire apprécier leur weekend (autorisation de jouer sur les bornes de jeux vidéos pendant les heures un peu plus creuses, proposition d'être remplacé pour aller faire un tour dans la convention et se changer les idées), j'ai été baptisée "Maman des Bénévoles" et je suis fière de mes enfants ! :P

Mon avis personnel : J'ai vécu un weekend aussi fatigant qu'enrichissant, j'ai rencontré de belles personnes, j'ai reçu des remerciements qui m'ont beaucoup touchée. C'est une expérience extraordinaire que je recommande à tout le monde. Attention à être sûr d'avoir les capacités de gestion nécessaires toutefois, car le weekend peut vite tourner à l'angoisse si tout n'est pas parfaitement ficelé ! Il vaut mieux être simple bénévole et vivre pleinement le weekend que se risquer à être dans l'organisation et mettre en péril l'événement. Dans tous les cas, n'hésitez pas à proposer votre participation auprès des événements, et si l'aventure vous tente sur le Start to Play, n'hésitez pas à me contacter pour l'édition 2020 !

Et si vous souhaitez me soutenir dans mon projet pro et m'aider à acquérir du matériel performant, vous pouvez m'offrir un café virtuel sur ko-fi !

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